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【もう悩まない!】外国人社員とのコミュニケーションを円滑にする方法とは?

増える外国人と外国人が抱える悩み

外国人労働者の人数は2020年の統計で172万人で、日本の労働人口の約2%を占めています。年々その数は増え、外国人と働くことが前よりも身近になってきています。

しかし、外国人を雇用する会社から聞こえてくるのが、「コミュニケーションがうまくできず、こちらの言うことをわかってくれない」「言語での壁を感じる」「言葉は通じても理解に苦しむ言動がある」という日々のコミュニケーションの違いに関する悩みです。

一方、外国人からあがっているの不満は、日本独自の企業文化の違いに関するものです。「昇格が遅い」「専門的なスキルが身につかない」「上司からの介入が多すぎる」など、自国の価値観と日本企業の意識とのギャップに悩み、入社後早期に辞めてしまう外国人も少なくありません。

言語の壁も相まって、日本企業にとって外国人と働くことを「難しいこと」「手間のかかること」と否定的に捉えてしまうかもしれませんが、外国人従業員と日本企業との間にある違いは、コミュニケーションの工夫によって解消できることも多いです。

その「コミュニケーションの工夫」に必要なのが。それは、外国人を雇用する企業が「相手の持つ前提」、つまり文化館の違いを知ったうえで、コミュニケーションを取ることです。

本記事では、その「相手の持つ前提」とそれに対応する具体的なコミュニケーション方法を3つの観点から説明していきます。


ジョブ型 vs メンバーシップ型

相手の持つ前提

日本人と外国人のキャリアに対する考え方は違います。それがが「メンバーシップ(総合職)型」と「ジョブ型」の考え方です。

日本の、特に大手企業では新卒を一括で「メンバーシップ(総合職)型」として採用し、採用後に適正を見ながら特定の部署に配属することが一般的です。また、新卒として数年間営業に従事した後に人事へ異動など、ジョブローテーションをしていくことはごくごく普通の世界です。そういった概念の元では、職責も役割に応じて変わっていくため、入社時には、給与や昇進ルール、労働時間等基本的な労働内容と対価などについては説明されますが、職責は明示されていないことがほとんどです。

一方、海外企業で一般的なのが「ジョブ型」と呼ばれる雇用スタイルです。新卒でも大学で学んだ専攻に基づく専門性を求められ、即戦力として扱われます。アメリカでは新卒はまずインターン生として企業に入り、スキルを身に着けてから企業に就職することが普通です。部署と職責は入社時点で明確に定められており、昇進して役割範囲が拡大したり責任が大きくなることはあっても、部署と職責が入社時から大きく変わることは基本的にありません。

そういった「ジョブ型」を前提として持っている外国人が日本企業に入社すると「キャリアイメージが描けない」「職責があいまいなので、評価に納得感が持ちづらい」という違いにつまずき、不満を頂きやすいのは当然のことなのです。


コミュニケーション方法

「ジョブ型」を基本概念として持っている外国人には、まず「メンバーシップ型」雇用とは何か、ジョブ型雇用との違いをはっきり説明しましょう。その際、メンバーシップ型の利点も伝えましょう。様々な仕事に挑戦できるチャンスが多くあり、スキルを広く身につけられます。他にも、先輩社員のキャリアパスを説明することで、外国人従業員に母国とは違う日本でのキャリア形成のイメージを持ちやすくなります。次に、評価の基準は期初に相手にはっきりと説明し、事前に納得してもらうことが大切です。評価に関しては、外国人の受け取り方は日本人よりシビアです。評価の基準をあいまいにしておいたまま期末を迎えるとトラブルの種になり、不信感にもつながります。評価の基準は明確にして提示しておきましょう。


ピラミッド型 vs アメーバ型

相手の持つ前提

キャリア観とあわせて日本企業と海外企業で大きな違いとして上げられるのが組織観の違いです。

前述の通り海外では役割と職責を企業が明示し、従業員はそれに同意したうえで入社します。個人に与えられた役割と職責を全うすることがプロであり、他人の領域に突っ込むことはあまりしません。ピラミッドのように各人の役割が積み上げられています。そして、マネジャーの仕事はこのピラミッドを積み上げることにあります。

日本企業でよくあるような、頻繁な自分の業務の報告を求められたり他部署の従業員に首を突っ込まれるということをされると「自分の仕事が信頼されていない」と受け取り、ストレスに感じやすく、不信感を抱きやすい傾向があります。日本企業ではよく「隣の人の仕事を助ける」「臨機応変に対応する」などが美徳されていますが、ピラミッド型に慣れ親しんでいる外国人にとって、この違いは困惑されやすい要因です。


コミュニケーション方法

外国人従業員の業務に介入する際や業務報告を求める時は、その理由と相手がそれによって不利益を被らないことを予め明示することが大切です。業務に介入する時は急に割り込まず「私の業務範囲ではないのは承知だけれど、気付きがあるのでぜひ共有させてください」と、頻繁な業務報告を求める時は「あなたの仕事をとても信頼しているし、頻繁な業務報告を求めること=あなたを疑っているということでは決してない。日本企業では報告をとても重視しているので、頻繁な報告をお願いしたい。」など、理由と要望を明確に伝えましょう。理由と要望が外国人従業員にメリットと共に理解されれば摩擦は減るはずです。


日本の文化的位置 & 各国の文化的位置

相手の持つ前提

コミュニケーションの特徴を表す言葉として「ローコンテクスト」「ハイコンテクスト」という言葉があります。

ローコンテクストとは、前提となる、知識や価値観の理解がなくても分かる、明快かつ曖昧さのないコミュニケーション方法のことです。発信者は意図を含みなく言葉ではっきりと伝え、受信者は言語を文字通りに理解する傾向があります。

対照的にハイコンテクストなコミュニケーションでは、価値観や文脈、背景に大きく依存し、発信者の言葉そのものには含まれない意味を受信者が受け取ることが期待されるコミュニケーションです。間接的な物言いが多く、受信者には前提知識やプラスアルファの解釈が求められます。

日本は典型的なハイコンテクスト文化を持つ国です。意図が発された言葉と全く異なるということも珍しくはありませんし、いわゆる「阿吽の呼吸」ができるのが日本人です。日本で生まれ育った人であればハイコンテクストに慣れ、特に不自由が感じないかもしれませんしかし、ローコンテクスト文化を持つ国の人が日本に来てコミュニケーションを行う場合、日本人と同じようにコミュニケーションをとってしまうと、相手にかなりのストレスを与え、メッセージの受取り違いによるトラブルも発生しかねません。ローコン・ハイコンの違い、コミュニケーションスタイルの違いは誰しもが津木菟ポイントです。


コミュニケーションの方法

コミュニケーションは「発信者の責任」と捉え、要望や意図ははっきりと言葉にして伝えましょう。本当は10分前に来て欲しいのにそれを伝えなかったり、「できれば今週中に」等のあいまいな納期の提示することはNGです。また、「ちょっと難しいんじゃないか」等あいまいな返答をすると、ローコンテクスト文化の外国人従業員はそれが「No」だとは捉えません。相手の受信力に頼らず、発信者の責任でコミュニケーションを取るようにしましょう。特に「それくらい分かってよ」よ考えるのは要注意です。多少ネガティブに聞こえても、ストレートに伝えた方がローコンテクストとしては伝わりやすいです。


おわりに

外国人従業員とのコミュニケーションを円滑にする方法を、3つの観点からお伝えしました。

いかがでしたでしょうか?文化圏の違いから生まれるコミュニケーションのずれを解消するために共通して大切なことは、相手の前提は違うという考えを常に持つことです。事前に前提にズレが発生し得るポイントを認識できていれば良いですが、全てを覚えることは難しいです。したがって、相手と自分の前提は違うかも、と気を付けて、違和感が少しでもあればその、しっかりと認識の違いを伝えたうえで相手に対し、発信者の責任ではっきりと伝えることです。

円滑な外国人従業員とのコミュニケーションにお役立て頂けますと幸いです。


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